Tien tips voor een vlekkeloze persconferentie

Zaaltje huren, media uitnodigen, drie man achter een tafel, microfoons erbij, vertellen wat je te vertellen hebt en na afloop nog wat vragen beantwoorden. Klaar ben je als Pr-adviseur. Eitje. 

"De persconferentie. Het klinkt als een makkelijk uit te voeren event waar je qua organisatie weinig moeite in hoeft te steken. Maar niets is minder waar. Bij de organisatie van een persconferentie kan veel misgaan."

Te vaak heb ik meegemaakt dat vlak van tevoren de stoelen nog worden neergezet of dat sporters al binnen komen die nog niet zichtbaar hadden moeten zijn. Ook gebeurt het vaak dat niemand de media ontvangt of dat de koffiemachine niet werkt. Dat staat slordig en onprofessioneel maar kan er ook voor zorgen dat de pers slecht of niets over je schrijft. Of misschien erger nog, de volgende keer besluit niet meer te komen. Om dat te voorkomen hieronder tien tips om je persconferentie zo soepel mogelijk te laten verlopen. 

1. Maak een draaiboek

Als je besluit om een persconferentie te beleggen, bereid deze dan tot in de puntjes voor. Begin met het maken van een gedetailleerd draaiboek. Bepaal hierin wat waar staat, wie de media ontvangt, wanneer de mensen binnen kunnen lopen, wie waar zit en wie wat en wanneer zegt. Zorg dat iedereen het draaiboek kent, één iemand deze beheert en verdeel de taken. Geloof me, het scheelt een hoop stress.

2. Loop alles een keer door

Het is heel normaal om vlak voor het event iedereen bij elkaar te roepen en te oefenen. Loop alles een keer door, dan is het niet meer nieuw en gek als het zover is. 

3. Kom op tijd!

Wees dus ruim van tevoren aanwezig. Het is echt niet gek om anderhalf à twee uur voor de start al op locatie te zijn. Liever dat je nog tijd hebt voor een kop koffie dan dat je de laptop aan moet sluiten als de pers al binnendruppelt.

4. Weet wie er komt en wat ze nodig hebben

Zorg dat je op de hoogte bent van de aanwezige media, wie zijn het, hoe ze heten maar ook of ze speciale wensen hebben. Zo moet je weten hoeveel camerapunten er moeten zijn en op hoeveel plekken een microfoon. 

"Niets is zo stom dat een sporter te vroeg de zaal binnenloopt terwijl niemand nog weet dat juist hij nieuw aan de selectie wordt toegevoegd."

5. Hou de hoofdpersonen buiten beeld totdat ze op mogen

Logisch, maar niets is zo stom dat een sporter te vroeg de zaal binnenloopt terwijl niemand nog weet dat juist hij nieuw aan de selectie wordt toegevoegd. Zorg dus altijd voor een apart kamertje waar de sprekers van tevoren kunnen wachten. 

6. Hou het kort!

Van te lange verhalen wordt niemand blij, hou het dus kort zonder in te leveren aan inhoud.

7. Maak een Q&A

Bereid naast je verhaal ook een Q&A voor waarin alle mogelijke vragen van media worden voorbereid. Zo hoeven met name lastige vragen geen verrassing meer te zijn. 

8. Geef de media ruimte om te werken

Vaak willen media na het event snel hun verhaal kunnen uitwerken. Niets zo irritant als ze na de conferentie de zaal uit worden gebonjourd. Geef ze een plek waar ze hun verhaal kunnen maken. Voor jou ook mooi als er meteen coverage is. Vraag ook of je ze nog ergens mee kan helpen. Denk aan WiFi!

9. Stuur de informatie na

Stuur meteen na de persconferentie je verhaal samen met beelden na aan de media. Bij voorkeur stuur je de belangrijke media een persoonlijk bericht waarin je ze meteen bedankt voor hun tijd. Dit moet snel en zorgvuldig gebeuren, zet daarom alles al klaar van tevoren zodat je op het moment zelf alleen nog maar op ‘send’ hoeft te drukken. Liever doe je dit niet automatisch aangezien er altijd iets kan veranderen op het laatste moment. 

"Zorg ook dat iemand met de koffiemachine kan omgaan, dat je weet waar de uitrijkaarten liggen en dat iemand deze uitdeelt."

10. Vergeet de randzaken niet

Zorg dat iemand met de koffiemachine kan omgaan, dat je weet waar de uitrijkaarten liggen en dat iemand deze uitdeelt. Echt, randzaken als deze worden vaak vergeten maar het is zo tijdrovend als je dit op het moment zelf moet oplossen. 

En heb je dan niets meer te doen tijdens de persconferentie? Geloof me, er zullen een hoop onverwachte zaken op je pad komen waar je je je niet op kon voorbereiden. Plus, de beste persconferenties zijn die events waar je als de Pr-adviseur kan bijpraten met media. Wel zo relaxed, plus ook nog eens goed voor je netwerk.